Bakom många framgångsrika event finns en projektledare som kan arbeta med planering, förbättring och uppföljning året runt. En frivilligorganisation som varje år ska återuppta arbetet strax inför nästa evenemang har svårare att ta vara på feedback och nya idéer. Om detta vittnar flera av arrangörerna bakom stora åländska event.

Det är inte alltid möjligt att anställa en avlönad projektledare från början, men det är en bra målbild att sträva mot.

Ett event kräver många olika kompetenser. Fördela ansvaret tidigt – det ger bättre struktur och mindre stress.

Vanliga roller och ansvarsfördelning vid större evenemang är:

• Projektledare – huvudansvar för planeringen.
• Ekonomiansvarig – budget, betalningar, fordringar, rapportering.
• Säkerhetsansvarig – tillståndsansökningar, ordningsvakter, ÅMHM, krisplaner och säkerhetsplanering.
• Marknadsföringsansvarig – kommunikation och publikarbete.
• Volontäransvarig – rekrytering av frivilliga, inkl information och motivation.
• Artist- eller programansvarig – om evenemanget bygger på uppträdanden eller liknande.

Oavsett om du ordnar en musikfestival, en idrottstävling eller ett naturinriktat event, finns det ofta konkurrerande aktiviteter under samma period. Lokalt kan du behöva konkurrera med andra typer av evenemang, och nischat med evenemang på helt andra platser. Genom att pricka rätt tidpunkt ger du ditt event bättre förutsättningar att växa.

Ett bra exempel är Vikingamarknaden i Saltvik, som har funnit sin plats i den nordeuropeiska kalendern för medeltids- och vikingaevenemang. Många besökare planerar sina somrar utifrån en sådan årlig rytm – din publik kan göra detsamma.

Gör din research: Vilka likartade event kan konkurrera om din publik? Vilka lokala evenemang ordnas kring samma tidpunkt?

De mest framgångsrika eventen förändras inte radikalt från år till år, utan växer gradvis till en tydlig form, och kan sedan testa nyheter utan att förlora sin kärna. Detta gör att besökare vet vad de får, och lär sig att det blir bättre år efter år.

Ett lyckat exempel är Skördefesten på Åland, som har vuxit organiskt och varsamt och byggt vidare på sitt koncept år, efter år. Skördefesten startade som ett lokalt initiativ med fokus på att få ålänningarna intresserade och har efter drygt 20 år blivit en av Ålands viktigaste enskilda besöksanledningar.

Då du planerar ditt evenemang måste du tänka på att det ska fungera för alla som berörs, inte bara dig som arrangör eller besökaren. Tänk även igenom hur samarbetspartners, sponsorer, leverantörer, myndigheter och vårdpersonal kan arbeta under evenemanget.

De största eventen har ofta en tydlig krisplan med ansvarsfördelning, kontaktlistor och rutiner. Det minskar stressen om något oväntat inträffar. Det sista ett event behöver vid en kris, är att arrangören hamnar i panik.

Hur och när anländer dina besökare? Vad söker de då de kommer? Och vad vill du att de ska mötas av först?

Att planera flöden och logistik är en av de mest underskattade delarna av eventplanering – men också en av de mest avgörande för helhetsupplevelsen.

Ta som exempel om många kommer vid lunchtid. Då är det viktigt att matserveringen fungerar smidigt. Långa köer och otydlig information kan ge ett dåligt första intryck, även om resten av evenemanget är väl genomfört.