Att ordna evenemang på Åland
Evenemang är en viktig del av Ålands attraktionskraft. De skapar liv och rörelse, stärker den lokala gemenskapen och bidrar till att förlänga säsongen. Visit Åland arbetar för att stöda utvecklingen av fler och starkare publika evenemang – aktiviteter som lockar besökare året runt och gör Åland ännu mer levande.
Det är en fantastisk upplevelse att se sitt event vara igång – alla människor som upplever det du planerat och regisserat under en tid, månader innan, kanske år. Men vägen dit kan vara lång, med planering, tillstånd och ekonomi att hålla reda på.
För att underlätta på vägen har vi här samlat erfarenheter och tips från både åländska och internationella arrangörer. Praktisk kunskap och beprövade verktyg som hjälper dig att gå från idé till evenemang och att bygga något som kan växa över tid.
1. Strategi och långsiktighet
Det är inte alltid lätt att tänka strategiskt och långsiktigt då du står mitt i planeringen av någonting nytt. De praktiska frågorna tar ofta stor plats, vilket är helt förståeligt. Men att tidigt lägga en strategisk grund kan göra stor skillnad för hur ditt event utvecklas och överlever på sikt.
Läs mer om hur du lägger upp en strategi för att lyckas >>
2. Att få ekonomin att gå ihop
Ett ekonomiskt hållbart event handlar inte bara om att gå plus, utan om att skapa förutsättningar för att kunna växa, återkomma och utvecklas. Med struktur och framförhållning kan du både göra ett bättre evenemang och bygga en tryggare framtid för arrangemanget.
Läs mer om ekonomin kring ett evenemang >>
3. Marknadsföring av evenemang
Att skapa ett evenemang är en sak – att få människor att hitta dit är en annan. Med rätt marknadsföring kan du väcka nyfikenhet, bygga engagemang och nå just den publik du vill ha.
Läs mer om hur du marknadsför ditt evenemang >>
4. Kontakter med myndigheter
Att ordna ett evenemang innebär ofta kontakt med flera myndigheter. Här får du en överblick över vilka tillstånd som kan behövas – och vilka du bör prata med i god tid.
Läs mer om myndighetskontakter >>
5. Bidrag och sponsorering
De flesta evenemang behöver till en början bygga upp ekonomin baserat på en kombination av sponsring och bidrag. Här har vi samlat sådant som är viktigt att tänka på kring sponsoravtal samt de vanligaste aktörerna som kan bidra med ekonomiskt stöd.
Läs mer om sponsorering och stöd >>
Tillgänglighet
Som arrangör är det viktigt att tänka på att evenemanget ska vara tillgängligt för alla. Se över hur personer med olika funktionsvariationer kan ta sig fram på området – finns det trösklar, nivåskillnader eller hinder? Är toaletter och entréer anpassade?
Funktionsrätt Åland har tagit fram en checklista som hjälper dig göra en snabbkoll av hur tillgänglig en lokal eller plats är.
Här hittar du praktiska verktyg som kan underlätta din eventplanering. Checklistan hjälper dig att hålla koll på allt från idé till genomförande, och budgetmallen ger en enkel struktur för att planera och följa upp kostnader.
Vad är ett event?
Man brukar skilja på event som är publika och sådana som är privata. Ett privat event kan vara till exempel en företagsfest – där en sluten publik är bjuden, medan ett publikt event är öppet för allmänheten.
Vi kan även dela in de öppna eventen i de där besökarna är enbart publik, som på en konsert, eller där man kan vara publik eller deltagare, som på ett marathon.
Visit Ålands evenemangskalender
Kom ihåg att lägga in information om ditt evenemang i Visit Ålands kalender!