Ekonomi i evenemang
”Oftast tjänar alla andra än eventarrangören de riktiga pengarna.”
Det är ett påstående man ofta hör – och visst, hotell, restauranger och butiker drar ofta nytta av att ett event lockar folk. Men det går absolut att skapa ett ekonomiskt hållbart evenemang även som arrangör. Det handlar om att ha koll på helheten, göra smarta prioriteringar – och börja med en tydlig plan.
Utse gärna en ekonomiansvarig – det är ett viktigt uppdrag som kräver fokus.
Det första steget för den som tar ansvar för ekonomin är alltid att skapa en överblick. Vilka är era kostnader? Vilka är era intäkter? Och vad är ännu osäkert? En tydlig budget är inte bara ett verktyg för planering, utan också något du behöver vid de flesta bidrags- och sponsringsansökningar.
Våga uppskatta även det du inte vet säkert. Räkna på minimi- och maximiutfall för poster som ännu inte är fastställda. På så sätt får du ett mer realistiskt spann att arbeta inom.
Kom ihåg att inkludera alla kostnader: tillstånd, löner, transporter, försäkringar, marknadsföring och andra praktiska utgifter som lätt glöms bort.
Checklista
- Utse en ekonomiansvarig för evenemanget.
- Gör en budget med alla utgifter och inkomster.
- Gör rimliga uppskattningar där siffror saknas.
- Räkna med både minimum och maximum för osäkra poster.
- Se till att alla tillstånds- och servicekostnader finns med.
Tips: Ladda ner Visit Ålands budgetmall för att komma igång snabbt.
Budgeten är inte något du gör en gång och sedan lämnar. Den är ett levande dokument som förändras i takt med att du får mer information.
I början kommer kalkylen sannolikt att variera kraftigt – många poster är fortfarande osäkra och utfallet kan skifta mycket mellan ett försiktigt och ett optimistiskt scenario. Det är helt normalt.
Det viktiga är att identifiera vilka poster som orsakar störst osäkerhet – och sedan arbeta aktivt för att säkra dem. Det kan till exempel handla om att förhandla fram tydligare avtal, bekräfta sponsorer tidigare eller hitta alternativleverantörer om priserna varierar.
Med tiden får du en allt säkrare prognos – och ser vilka poster som påverkar helheten mest. Du ser vilka siffror som börjar stabilisera sig och när du kan börja lita på dem. Efterhand får du också en bättre känsla för vilka delar du faktiskt kan påverka, och vilka som bara behöver bevakas.
Om kalkylen visar att något inte går ihop, betyder det inte att idén är dålig – bara att du behöver justera. Kanske höja biljettpriset, söka fler sponsorer eller effektivisera på något område.
Sponsorer och bidrag
En av de största inkomsterna för många event är sponsorer och bidrag.
Visit Ålands evenemangskalender
Kom ihåg att lägga in information om ditt evenemang i Visit Ålands kalender!