Kontakter till myndigheter
Att arrangera ett evenemang innebär ofta att ha kontakt med flera olika myndigheter. Vilka tillstånd som krävs beror på evenemangets typ och omfattning – men det finns några återkommande aktörer som de flesta arrangörer behöver ha dialog med.
Här går vi igenom de vanligaste, och vad som är bra att tänka på i kontakten med var och en.
Om ditt evenemang räknas som en allmän tillställning – till exempel en konsert, festival eller ett större idrottsevenemang – krävs tillstånd från polisen.
Tillstånd behövs särskilt:
- om evenemanget samlar över 200 personer, eller
- om alkohol serveras.
Var ute i god tid – för större arrangemang bör ansökan lämnas in minst fem veckor i förväg, gärna tidigare.
Det är klokt att kontakta polisen tidigt i planeringen, innan du skickar in din ansökan. Då kan du diskutera upplägget och få råd om säkerhet, logistik och tillstånd. Polisen samarbetar ofta med räddningstjänsten, som bedömer exempelvis utrymningsvägar och tillgänglighet för räddningsfordon.
Utse gärna en säkerhetsansvarig som har helhetsansvaret för säkerhetsplaneringen och kontakten med myndigheterna.
Kontakten med Ålands landskapsregering (ÅLR) kan se lite olika ut beroende på evenemangets karaktär. Här är de vanligaste områdena där du som arrangör kan behöva söka tillstånd eller stöd.
Lotteritillstånd
Om du planerar att ordna ett lotteri i samband med ditt evenemang krävs lotteritillstånd, som söks hos Ålands landskapsregering.
Detsamma gäller om du vill samla in pengar, till exempel till ett välgörande ändamål vid en middag eller liknande.
Tillhör ni en förening som ofta samlar in pengar – exempelvis Lions eller Röda Korset – kan det redan finnas ett landsomfattande tillstånd. I så fall behöver ni inte söka separat för varje enskilt evenemang.
Om ditt evenemang påverkar trafik eller kräver avspärrningar, behöver du ta reda på vem som ansvarar för vägen där evenemanget hålls.
På Åland är vägarna antingen landskapsägda eller kommunala, och det avgör var du ska söka tillstånd.
Kontakta Ålands landskapsregering för frågor om landskapsägda vägar, eller din kommun om det gäller lokala vägar och gator.
Ålands landskapsregering erbjuder även stöd till evenemang som stärker besöksnäringen. För att få stöd behöver ditt evenemang ha potential att locka besökare utifrån Åland och du bör visa att du aktivt marknadsför eventet utanför ön.
Om ditt evenemang innefattar servering av mat eller dryck, ska du ta kontakt med ÅMHM. Det är myndigheten som ansvarar för livsmedelshantering, hygien och hälsoskydd.
Alkoholservering hanteras i samarbete med polisen, eftersom den även omfattar ordningsfrågor.
Kontakta ÅMHM i god tid och berätta om evenemangets upplägg. De kan ge vägledning om vad som är möjligt och tillåtet redan i planeringsskedet.
Kommunen är en viktig kontakt för många evenemang.
Det är hit du vänder dig om ditt event påverkar kommunala vägar, torg eller parker, eller om du behöver lokaler och praktisk service.
Flera kommuner erbjuder också stöd till lokala arrangemang, särskilt sådana som bidrar till aktivitet och gemenskap.
Kontakta den kommun där ditt evenemang hålls för att höra vad som gäller.
Visit Ålands evenemangskalender
Kom ihåg att lägga in information om ditt evenemang i Visit Ålands kalender!