Ekonomi i event

”Oftast tjänar alla andra än eventarrangören de riktiga pengarna.”

Vi hör ofta påståendet att det är mestadels aktörer runtom ett event som tjänar pengar. (Hotell, restauranger, butiker etc.) Sanningen är att det går absolut att tjäna pengar på event som arrangör – här kommer en del tankar och tips som kan inspirera.

Steg 1 – Tag kontroll över ekonomin

Första steget måste alltid vara att ta kontroll över ekonomin. Kolla upp exakt vilka utgifter och vilka inkomster ni har.

Utse en ekonomiansvarig. Det är ett såpass viktigt arbete att det är bra om det finns en dedikerad person för det.

Våga även sätta en siffra på saker som är svåra att förutse. Ställ upp scenarion med minimum och maximum utfall på de parametrar som är svåra. Det viktiga är att du får med allt.
Orsaken till att ha en utförlig kalkyl är att du dels behöver den för att se var du behöver lägga krut på att öka inkomsterna och minska utgifterna, samt att de flesta bidragsansökningar behöver en budget.

Kom ihåg att få med allt sådant som tillståndskostnader, löner för arbetare, fraktkostnader etc.

Checklista

• Utse en ekonomiansvarig för eventet.
• Ställ upp en ekonomisk kalkyl med alla utgifter och inkomster.
• Saknar du kostnader/inkomster bör du göra en smart gissning.
• Använd minimum och maximum utfall för svåra poster som ej är kända.

Steg 2 – Bearbeta budgeten

Nu är det dags att titta på om du kommer att tjäna eller förlora pengar på ditt event. Då många parametrar ännu är okända, kommer kalkylen att kasta mer – men du kan ändå få en bra bild om hur mycket. Är det oresonligt mycket, har du ett jobb att göra med att säkra de mest osäkra parametrarna.

Genom att ständigt bearbeta budgeten kan du över tid få en säkrare och säkrare prognos på hela eventet. Du ser även vilka siffror som rör sig och när de börjar stabilisera sig och därmed närma sig ett “säkrare tillstånd”, så du kan börja lita på dem.

Sponsorer och bidrag

En av de största inkomsterna för många event är baserade på sponsorer och bidrag. Vi har ett helt kapitel om det här på ÅEB.