Det är inte alltid som det är lätt att tänka strategi och långsiktighet då du är i startgropen för något nytt. De praktiska göromålen ligger oftast högst på prioritetslistan, vilket är förståeligt.

Det som gör ett framgångsrikt event är ofta en subjektiv bedömning, men några faktorer som återkommer i åländska event som anses vara framgångsrika kan se ut så här:

Återkommande

Återkommande event har möjligheten att förbättras år efter år. De kan även bygga upp sin publik successivt – speciellt om eventet återkommer vid samma tidpunkt varje år. Som publik minns vi inte alltid hur ett återkommande event såg ut de första trevande åren, men minns lätt de år då vi upplevt en höjdpunkt.
Sponsorer tar också sånt i beaktande då återkommande event har en tendens att växa och att få mer exponering över en längre tid än ett enskilt. Därför kan det i många fall vara lättare att få med sponsorer på tåget redan i början om du kan prata om ett återkommande event.
Har din eventidé möjlighet att bli återkommande? Fundera gärna på det redan nu.

Avlönad projektledare

En viktig faktor för att ha energi för att förbättra ett återkommande event, är en projektledare som kan jobba med det under hela året. En typisk frivillig organisation som tar paus efter eventet och sedan återupptar arbetet inför nästa säsong har svårare att förbättra eventet baserat på både insamlad feedback och nya ideér. Detta har flera av de stora eventen som vi intervjuat vittnat om.
Det är förstås inte alltid som ett event startar upp och har både ambition och medel för en betald projektledare, men det kan vara väl värt att veta att det är en bra riktning att sträva mot.

Ställ upp en stark organisation

Det är många områden som skall hanteras under planeringen av ett event, och det kan vara bra att dela upp arbetet. Några vanliga roller i större event ser ut så här:

• Projektledare – den som har huvudansvaret för planeringen.
• Ekonomiansvarig – har hand om budget, betalningar och fodringar, samt rapportering.
• Säkerhetsansvarig – ordnar med ansökningar och tillstånd, hanterar ÅMHM, lotteritillstånd, säkerhetsplanering och ordningsvakter.
• Marknadsföringsansvarig – ser till att ni får besökare till eventet.
• Volontäransvarig – de flesta events har många timmar volontärjobb bakom sig. Det är väldigt bra att ha en ansvarig för volontärgruppen.
• Artistansvarig – de events som har artister av olika slag gör sig bra att ha en särskild ansvarig för detta.

Skapa en “ficka” att finnas i

Vare sig du driver en musikfestival, ett sportarrangemang eller ett friluftsevent, finns det fler omkringliggande intressen att förhålla sig till – intressen för kunderna, som kan konkurrera med ditt event, alltså.

Liknande events. När sker de?

Tag ett exempel som Vikingamarknaden, som idag är ett väletablerat event på Åland. De har hittat (och till viss del skapat) en lucka i den årliga kalendern för vikinga- och medeltida events i nordeuropa. Runt om detta event finns likartade sådana som vana och trogna besökare har sin årliga kalender uppbokad kring. Först kanske en vikingamarknad i Baltikum, sedan marknaden i Saltvik och så medeltidsveckan på Gotland efter det.
Kom ihåg att göra din research innan du fastslår dina datum för ditt event. Vad finns det för likartade events som kan konkurrera om din publik?

Liknande event år efter år – skapar trygghet hos trogna besökare

De mest lyckade eventen ändrar inte väldigt mycket i karaktär, utan växer mer stadigt till en form, där de sedan kan testa små variationer i programmet. Detta gör att besökare vet vad de får, och lär sig att det blir bättre år efter år. Om ett event ändrar väldigt mycket mellan åren, finns chansen att du distanserar dig från dina potentiella trogna besökare och får svårt att växa.
Ett lyckat exempel här, är Skördefesten som har byggt vidare på sitt koncept år, efter år. De startade med fokus på att få ålänningarna intresserade och har därefter breddat ambitionsnivån stegvis.

Planera för besökaren och andra roller

Då du planerar ditt evenemang, måste du inte bara tänka på hur det är att driva det, eller att vara besökare. Det gäller även att fundera på hur samarbetspartners och sponsorer kan jobba och vad de ställs inför för utmaningar, lika som att vårdpersonal bör kunna komma fram i fall av en olycka.
De största evenemangen har en krisplan uppsatt, med tydligt kommunicerade ansvariga för bland annat media, logistik, leverantörer etc. Se till att det finns färdiga “telefonlistor” och ansvarsdelegering inför potentiella kriser. Det sista ett event behöver vid en kris, är att arrangören hamnar i panik.

Tänk på flödet av besökare

En sak som är viktig att jobba med, är flödet av besökare. Hur och när kommer de och vad förväntas de göra? Kommer de att lyckas med det? Vad vill du att de skall göra?

Om ditt event startar runt middagstid, är det ju inte omöjligt att många kommer hungriga och vill äta på stället, om det serveras mat. Hur kommer det att funka? Bildas det alltför långa och långsamma köer, kommer besökarnas första intryck av ditt event att vara ett dåligt sådant, så det är bra att lägga tid på att få det att bli en bra upplevelse istället.